Le Centre hospitalier de Roubaix

RECRUTE : un archiviste (h/f)

jeudi 5 mars 2015
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Modalités de la can­di­da­ture :
-  Personne à contac­ter : Houda BEAUGÉ, Adjointe au DRH.
-  Courriel ou cour­rier : houda.beau­ge@ch-rou­baix.fr

Date limite de la can­di­da­ture : 12 avril 2015
Lieu du poste : Roubaix

Date de prise de fonc­tion sou­hai­tée : 4 mai 2015

Service : Centre d’Information et de Documentation (C.I.D.).

Métier : Archiviste.

Fonction : Responsable du C.I.D.

Catégorie : A.

Type de recru­te­ment : Mutation, déta­che­ment, CDI.

Rémunération : selon profil et expé­rien­ces.

Liaisons fonc­tion­nel­les : ensem­ble des ser­vi­ces de l’établissement.

Présentation du ser­vice et de l’équipe : ser­vice de 10 agents.

Missions prin­ci­pa­les du ser­vice : conser­va­tion, clas­se­ment, mise à dis­po­si­tion des archi­ves rela­ti­ves aux infor­ma­tions de santé.

Amplitude horaire du ser­vice : 7h30-17h30.

Missions du poste :
1. Missions per­ma­nen­tes :
Définir une poli­ti­que d’archi­vage, en col­la­bo­ra­tion avec le méde­cin res­pon­sa­ble de l’infor­ma­tion médi­cale (méde­cin DIM), sous la res­pon­sa­bi­lité de la Direction de l’Etablissement et en accord avec la Direction des Archives Départementales.

Planifier, orga­ni­ser et pilo­ter les acti­vi­tés et moyens concer­nant l’archi­vage, en ani­mant une équipe de pro­fes­sion­nels et en veillant à l’effi­ca­cité et à la qua­lité des pres­ta­tions four­nies.

-  Gestion des fonds d’archi­ves médi­ca­les :

  • Suivre le traitement des fonds de dossiers médicaux
  • Suivre la communication des dossiers médicaux (recherche, envoi des dossiers médicaux, enregistrement des mouvements des dossiers médicaux, réinsertion des dossiers médicaux retournés par les services)
  • Suivre la sélection des dossiers médicaux à conserver au titre d’archives définitives
  • Organiser des opérations d’élimination régulières dans le respect de la réglementation et en assurant une traçabilité et une confidentialité

-  Gestion des archi­ves admi­nis­tra­ti­ves des ser­vi­ces de l’hôpi­tal :

  • Conseiller et réaliser une expertise auprès des services producteurs sur leurs systèmes de circulation et de gestion des documents
  • Elaborer en lien avec eux, des outils de records management : plans de classement des archives courantes et intermédiaires, systèmes de cotation, tableaux de gestion.
  • Rédiger des procédures d’archivage et accompagner leur mise en œuvre (actions de formation et de sensibilisation pour accompagner la conduite du changement, animation d’un réseau de correspondants archives, etc.)
  • Encadrer les versements d’archives administratives aux Archives départementalesF (conseils pour la préparation de versements et aide à la réalisation d’inventaires électroniques)
  • Participer au réseau des archivistes des établissements hospitaliers du département et de la région

-  Gestion des archi­ves électroniques :

  • Etablir, en concertation avec les acteurs concernés (services producteurs, services informatiques) des règles d’utilisation et de gestion des documents et données enregistrées sur les supports numériques (documents bureautiques, applications informatiques)

-  Organisation des rela­tions avec les par­te­nai­res exté­rieurs (pres­ta­taire externe, Archives dépar­te­men­ta­les, …)

-  Suivi et évaluation

-  Elaboration d’un rap­port d’acti­vi­tés

2. Missions occa­sion­nel­les :
-  Accueil dans la salle de lec­ture du CID : accueil du public interne ou externe à l’établissement
-  Reprise des arrié­rés d’archi­ves
-  Formations
-  Contribution aux chan­tiers trans­ver­saux du ser­vice (infor­ma­ti­sa­tion, déma­té­ria­li­sa­tion, mise en place de logi­ciels de ges­tion électronique des docu­ments …)
-  Encadrement de sta­giai­res
-  Participation à des actions de com­mu­ni­ca­tion externe de l’établissement (volet cultu­rel et patri­mo­nial)

Particularités : tra­vail en sous-sol.

Risques pro­fes­sion­nels liés à l’acti­vité : port occa­sion­nel de char­ges lour­des.

Compétences :
-  Connaissances en archi­vis­ti­que :

  • Maîtrise parfaite de législation et de la réglementation applicable aux archives publiques (Code du Patrimoine) et plus particulièrement aux archives hospitalières (Code de la Santé Publique)
  • Parfaite maîtrise des délais de communicabilité des archives et des liens avec la CNIL, la CADA, le CNAOP
  • Maîtrise des règles de gestion des archives contemporaines et des normes et règles du records management (méthode de l’audit de l’existant, des techniques d’élaboration de plans de classements et de tableaux de gestion, etc.)
  • Maîtrise des procédures réglementaires en archives (versements, éliminations, tri).

-  Maîtrise / Pratique :

  • Connaître la méthodologie de la conduite de projets, leur mise en œuvre et leur évolution
  • Bonnes connaissances des progiciels de gestion d’archives (en particulier les modules communication et récolement)
  • Culture historique
  • Maîtrise des logiciels de bureautique
  • Connaissance des systèmes de gestion électronique des documents, des systèmes d’archivage électronique, des normes nationales et internationales (NF Z42-013, MoReq, OAIS, SEDA, etc.)

Savoir-faire :
-  Capacité à monter des grou­pes de tra­vail
-  Capacité à déve­lop­per des pro­jets et à en assu­rer le suivi
-  Rendre compte à sa hié­rar­chie
-  Capacité à inter­ve­nir en public
-  Diriger, animer et faire évoluer une équipe, for­mu­ler des consi­gnes, répon­dre aux ques­tions
-  Connaissances en matière de mana­ge­ment
-  Capacité à enca­drer des per­son­nes non for­mées en archi­vis­ti­que pour leur faire appli­quer les normes de des­crip­tion archi­vis­ti­que
-  Capacité rédac­tion­nelle
-  Capacité à trou­ver des solu­tions adap­tées aux besoins du ser­vice

Savoir-être :
-  Capacités rela­tion­nel­les
-  Esprit métho­di­que et rigou­reux
-  Sens pra­ti­que
-  Esprit de syn­thèse
-  Sens de l’orga­ni­sa­tion
-  Pédagogie
-  Réactivité
-  Diplomatie
-  Sens de l’ini­tia­tive
-  Sens du tra­vail en équipe
-  Sens du ser­vice public
-  Intérêt pour l’his­toire et curio­sité intel­lec­tuelle
-  Goût pour le contact avec le public

Diplôme requis :
Master 2 en archi­vis­ti­que

Expériences sou­hai­tées :
- Gestion de col­lecte d’archi­ves publi­ques
-  Rédaction de tableaux de ges­tion
-  Expérience d’archi­vage électronique
-  Compétence en infor­ma­ti­que (pro­gi­ciel archi­ves) sou­hai­tées.

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