Évaluer et sélectionner les archives électroniques

Compétences ciblées :

Savoirs :
– Méthodologie projet
– Techniques, normes et stan­dards de conser­va­tion des
infor­ma­tions numé­ri­ques
– Principes de la ges­tion électronique des docu­ments

Savoir-faire :
– Gérer l’inter­fa­çage avec un sys­tème d’archi­vage électronique
– Encadrer la pro­duc­tion de docu­ments
– Émettre un diag­nos­tic et des pré­co­ni­sa­tions dans la conduite
d’un audit

Savoir-être :
– Esprit d’ana­lyse
– Rigueur
– Sens du dia­lo­gue

Prérequis : il est recom­mandé d’avoir suivi le stage « Introduction à l’archi­vage électronique » ou d’avoir un niveau équivalent.

Objectif : appro­fon­dir les notions d’audit de la pro­duc­tion électronique en abor­dant toutes les étapes métho­do­lo­gi­ques indis­pen­sa­bles à l’évaluation des sys­tè­mes d’infor­ma­tion et à la sélec­tion de docu­ments/don­nées à archi­ver. Savoir mieux se posi­tion­ner dans l’accom­pa­gne­ment de nou­veaux pro­jets infor­ma­ti­ques dans son orga­ni­sa­tion, savoir uti­li­ser les métho­des exis­tan­tes pour l’évaluation des sys­tè­mes d’infor­ma­tion.

Public : chefs de ser­vice, chefs de projet char­gés de mettre en place l’archi­vage
électronique dans leur orga­ni­sa­tion, archi­vis­tes char­gés de la col­lecte des archi­ves
contem­po­rai­nes, tout archi­viste sou­hai­tant acqué­rir une métho­do­lo­gie pour l’évaluation et la sélec­tion d’archi­ves électroniques.

Contenu :
– Acquérir une métho­do­lo­gie pour étudier le parc appli­ca­tif exis­tant d’une orga­ni­sa­tion :
car­to­gra­phie (appro­che macro­sco­pi­que) et audit (appro­che micro, appli­ca­tion par appli­ca­tion)
– Apprendre à audi­ter une appli­ca­tion exis­tante (audit des pro­ces­sus, audit fonc­tion­nel et tech­ni­que) : métho­do­lo­gie, études de cas et exer­ci­ces pra­ti­ques
– Apprendre à défi­nir des spé­ci­fi­ca­tions fonc­tion­nel­les détaillées du point de vue de la ges­tion des don­nées et de leur cycle de vie dans tout nou­veau projet infor­ma­ti­que dont les pro­jets de déma­té­ria­li­sa­tion
– Apprendre à audi­ter un projet peu ou mal cadré du point de vue de la ges­tion des don­nées et de leur archi­vage : métho­do­lo­gie et étude de cas
– Définir un projet de ver­se­ment d’archi­ves électroniques, avec ou sans SAE
– Définir des spé­ci­fi­ca­tions pour l’extrac­tion des don­nées, leur export, leur trans­port et la réa­li­sa­tion d’échanges avec un SAE

Modalités péda­go­gi­ques :
– Étude de cas
– Retours d’expé­rience
– Exercices pra­ti­ques
– Démonstration de l’outil Archifiltre
– Échanges entre les par­ti­ci­pants et avec le for­ma­teur

Intervenant  : pro­fes­sion­nel du monde des archi­ves