L’Association des archivistes français

RECRUTE : un.e assistant.e de direction (office manager)

jeudi 13 janvier 2022
  • Imprimer

Secteur
Formation / Edition

Description de l’entre­prise/de l’orga­nisme
Fondée en 1904, l’Association des archi­vis­tes fran­çais (AAF) regroupe aujourd’hui plus de 2500 pro­fes­sion­nels des archi­ves du sec­teur public comme du sec­teur privé.
Consciente du défi que repré­sente dans le monde contem­po­rain la maî­trise de la pro­duc­tion docu­men­taire et de l’infor­ma­tion qu’elle ren­ferme, dési­reuse de faire enten­dre la voix de la pro­fes­sion face aux défis qui se pré­sen­tent à elle, l’Association a pour objet l’étude des ques­tions inté­res­sant les archi­ves et les archi­vis­tes, ainsi que la pro­mo­tion et la défense des inté­rêts de la pro­fes­sion, par tous les moyens appro­priés.
Elle se défi­nit ainsi comme un organe per­ma­nent de réflexion, de for­ma­tion et d’ini­tia­tive au ser­vice des sour­ces de notre mémoire, celles d’hier comme celles de demain.
Le centre de for­ma­tion de l’Association des Archivistes Français a été créé en 1984.
Nos for­ma­tions por­tent sur toute la chaîne de trai­te­ment des archi­ves, quel que soit leur sup­port ainsi qu’à la ges­tion de projet ou de ser­vice appli­quée au domaine des archi­ves. Notre offre de for­ma­tion vise tous les niveaux en fonc­tion des stages : débu­tant, inter­mé­diaire ou expert.

Nos ser­­vi­­ces s’adres­­sent aux archi­­vis­­tes pro­­fes­­sion­­nels sou­­hai­­tant pour­­sui­­vre leur pro­­fes­­sion­­na­­li­­sa­­tion et l’actua­­li­­sa­­tion de leurs connais­­san­­ces, mais également aux agents ou per­­son­­nes indi­­vi­­duel­­les en reconver­­sion pro­­fes­­sion­­nelle.

16000 sta­­giai­­res ont été formés dans nos locaux depuis 2004, à tra­­vers 1150 for­­ma­­tions orga­­ni­­sées en intra ou en inter.

Description du poste
Assistant.e de direc­tion (office mana­ger) d’Archivistes fran­çais for­ma­tion (AFF) et de l’Association des archi­vis­tes fran­çais

Missions : assis­ter le diri­geant de la struc­ture et les cadres de l’équipe, être en charge des opé­ra­tions admi­nis­tra­ti­ves et la trans­mis­sion des infor­ma­tions entre la direc­tion et ses dif­fé­rents inter­lo­cu­teurs inter­nes et exter­nes.
1/ Assistanat de direc­tion auprès de la Déléguée Générale :
- Gérer l’agenda et orga­ni­ser des réu­nions,
- Traiter et gérer le cour­rier et la mes­sa­ge­rie de l’asso­cia­tion,
- Rédiger des comp­tes rendus en lien avec le/la délé­gué·e géné­ral·e et les per­ma­nents de l’asso­cia­tion.

2/ Moyens géné­raux :
- Veiller à la bonne tenue des locaux,
- Gérer le suivi d’éventuels tra­vaux et répa­ra­tions,
- Assurer les com­man­des de four­ni­tu­res et suivre les stocks,
- Gérer et faire appel aux pres­ta­tai­res en cas de besoin (infor­ma­ti­cien, société de ménage, copieur, télé­pho­nie, poste etc.),
- Ouvrir la per­ma­nence et pré­pa­rer les locaux à l’arri­vée des per­ma­nents et des sta­giai­res,
- Gestion du local de sto­ckage.

3/ Gestion admi­nis­tra­tive de l’asso­cia­tion et du centre de for­ma­tion :
- Assurer la tenue du stan­dard télé­pho­ni­que et accueillir les visi­teurs exté­rieurs (sta­giai­res, clients, etc.),
- Assister les per­ma­nents et béné­vo­les dans leurs dépla­ce­ments : réser­va­tion de train, d’hôtels, etc.
- Assurer la dif­fu­sion éditoriale en col­la­bo­ra­tion avec le pôle Éditorial : devis, ren­sei­gne­ments, pré­pa­ra­tion des colis et envoi, fac­tu­ra­tion, ges­tion des abon­ne­ments.

4/ Assister le/la res­pon­sa­ble du centre de for­ma­tion :
- Réaliser et envoyer les conven­tions,
- Facturer les ses­sions de for­ma­tion,
- Réaliser les dos­siers d’accueil des sta­giai­res,
- Déclarations URSSAF des for­ma­teurs·­tri­ces,
- Renseigner les par­ti­ci­pant·e·s aux for­ma­tions par mail et télé­phone,
- Aide ponc­tuelle sur d’autres tâches sui­vant l’acti­vité.

5/ Assister le res­pon­sa­ble de la vie asso­cia­tive :
- Instruire et gérer admi­nis­tra­ti­ve­ment et comp­ta­ble­ment les coti­sa­tions,
- Établissement et suivi des règle­ments,
- Gérer la caisse de manière heb­do­ma­daire,
- Rapprochement ban­caire,
- Relance des impayés,
- Aide ponc­tuelle sur d’autres tâches sui­vant l’acti­vité,
- Participation à la pro­mo­tion des actions de l’AAF en faveur du métier d’archi­viste par le biais de la for­ma­tion et en par­ti­ci­pant à cer­tains pro­jets (publi­ca­tion, actions de sen­si­bi­li­sa­tion, appui trans­verse aux sec­tions, com­mis­sions, etc.).

Description du profil recher­ché
Profil avec au mini­mum une expé­rience confir­mée en assis­ta­nat de direc­tion (5 à 8 ans d’exp.)
- Moyens géné­raux et office mana­ge­ment
- Respect des délais
- Être à l’écoute
- Adaptabilité
- Rigueur
- Connaissance du monde de la for­ma­tion pro­fes­sion­nelle
- Très bon rela­tion­nel
- Maîtriser les outils bureau­ti­ques et comp­ta­bles

Date de prise de fonc­tion
Février 2022

Rémunération envi­sa­gée
Rémunération sui­vant profil et expé­rience ados­sée à la caté­go­rie C
Technicien Qualifié de la conven­tion col­lec­tive des orga­nis­mes de for­ma­tion
Pass Navigo à 75%
Tickets res­tau­rant, chè­ques vacan­ces, mutuelle d’entre­prise, chè­ques lire, poli­ti­que sociale de l’AAF

Lieu
Adresse pos­tale du recru­teur
8 rue Jean-Marie Jégo 75013 PARIS

Site web de l’entre­prise/de l’orga­nisme
https://www.archi­vis­tes.org/

Pour pos­tu­ler :
https://www.pro­fil­culture.com/annonce/pos­tu­ler/286462

Retour en haut de la page