L’INRIA

RECRUTE : un-e Chargé-e des archives et de la gestion documentaire (H/F)

vendredi 22 février 2019
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Ville : Rocquencourt (78)
Centre Inria : Siège
Poste à pour­voir par voie de mobi­lité inter-fonc­tion publi­que ou par CDD de 3 ans

A propos d’Inria et envi­ron­ne­ment du poste
Inria, l’ins­ti­tut natio­nal de recher­che dédié aux scien­ces du numé­ri­que, pro­meut l’excel­lence scien­ti­fi­que et le trans­fert pour avoir le plus grand impact. Il emploie 2400 per­son­nes. Ses 200 équipes-pro­jets agiles, en géné­ral com­mu­nes avec des par­te­nai­res aca­dé­mi­ques, impli­quent plus de 3000 scien­ti­fi­ques pour rele­ver les défis des scien­ces infor­ma­ti­ques et mathé­ma­ti­ques, sou­vent à l’inter­face d’autres dis­ci­pli­nes. Inria tra­vaille avec de nom­breu­ses entre­pri­ses et a accom­pa­gné la créa­tion de plus de 160 start-up. L’ins­ti­tut s’efforce ainsi de répon­dre aux enjeux de la trans­for­ma­tion numé­ri­que de la science, de la société et de l’économie.
Le siège de l’Institut compte 250 agents sur le site de Rocquencourt (78). Affecté(e) au siège de l’ins­ti­tut, sous la res­pon­sa­bi­lité hié­rar­chi­que de la Déléguée aux affai­res juri­di­ques (DAJ) d’Inria, le/la titu­laire du poste est chargé(e) de la poli­ti­que de ges­tion docu­men­taire et archi­ves dont il/elle assure le pilo­tage et la mise en œuvre au sein de l’ins­ti­tut. A ce titre, il/elle par­ti­cipe à l’ensem­ble des pro­jets de déma­té­ria­li­sa­tion des pro­ces­sus.

Mission
-  Coordonner l’ensem­ble de la chaîne de trai­te­ment archi­vis­ti­que (tri, des­truc­tions, clas­se­ment, des­crip­tion archi­vis­ti­que, réa­li­sa­tion d’inven­tai­res d’archi­ves) et super­vi­ser les acti­vi­tés liées à la ges­tion maté­rielle des docu­ments (orga­ni­sa­tion des flux, maî­trise des espa­ces de conser­va­tion…) confor­mé­ment à la régle­men­ta­tion des archi­ves et aux normes métier,
-  Superviser les acti­vi­tés liées aux rela­tions avec les ser­vi­ces pro­duc­teurs d’archi­ves (conseil, sen­si­bi­li­sa­tion, for­ma­tion, élaboration des pro­cé­du­res…), au sein de l’ins­ti­tut,
-  Assurer la res­pon­sa­bi­lité de la coor­di­na­tion de la fonc­tion archi­ves au sein de l’ins­ti­tut et animer le réseau des cor­res­pon­dants-archi­ves dési­gnés au sein des ser­vi­ces et des cen­tres de recher­che,
-  Contribuer à l’élaboration de la poli­ti­que d’archi­vage électronique et assu­rer sa cohé­rence avec la poli­ti­que géné­rale d’archi­vage,
-  Effectuer les diag­nos­tics d’appli­ca­tions métier et les pro­jets de ges­tion électronique des docu­ments et de déma­té­ria­li­sa­tion pour y inté­grer les fonc­tions d’archi­vage,
-  Apporter son exper­tise sur le cycle de vie des docu­ments lors de l’élaboration des arbo­res­cen­ces et réfé­ren­tiels de conser­va­tion.

Activités
- Gestion docu­men­taire, archi­ves et col­lecte :

  • Mise en place, évaluation et contrôle d’un système de circulation des documents,
  • Elaboration et mise en œuvre des outils de gestion documentaire et archives (plans de classement des archives courantes et intermédiaires, système de cotation, indexation des documents…),
  • Maîtrise du bon fonctionnement du système de gestion documentaire garantissant le cycle de vie des documents,
  • Elaboration et suivi du référentiel de conservation,
  • Participation à l’élaboration d’une politique d’archivage électronique,
  • Rédaction des procédures d’archivage électronique.
  • Évaluation la valeur des données et documents de chacun des processus sélectionnés, visés par des obligations d’archivage électroniques pour déterminer les informations éligibles à l’archivage intermédiaire et définitif,
  • Implémentation des procédures dans les services.

- Gestion cou­rante des archi­ves :

  • Collecte, conservation, traitement des archives,
  • Communication et mise en valeur des archives de l’institut.

Compétences
-  Maîtriser les règles et prin­ci­pes du clas­se­ment et de l’ana­lyse archi­vis­ti­ques et les tech­ni­ques de conser­va­tion des sup­ports des docu­ments.
-  Maîtriser le trai­te­ment des don­nées et docu­ments numé­ri­ques (outils, tech­ni­ques, normes et stan­dards de conser­va­tion des infor­ma­tions numé­ri­ques).
-  Choisir et mettre en œuvre les tech­ni­ques et pro­cé­du­res de col­lecte et de conser­va­tion des docu­ments, et les prin­ci­pes et tech­ni­ques de com­mu­ni­ca­tion.
-  Connaître les prin­ci­pes de l’archi­vage électronique et la struc­tu­ra­tion de l’infor­ma­tion numé­ri­que (méta­don­nées des­crip­ti­ves et tech­ni­ques, plans de clas­se­ment, stan­dard d’échange).
-  Connaître l’envi­ron­ne­ment de tra­vail (ins­ti­tu­tion­nel, juri­di­que).
-  Savoir inter­pré­ter et appli­quer la régle­men­ta­tion du domaine des archi­ves
-  Connaître les règles et les prin­ci­pes du clas­se­ment et de l’ana­lyse archi­vis­ti­ques
-  Savoir choi­sir et mettre en œuvre les solu­tions d’archi­vage électronique, les tech­ni­ques de conser­va­tion des docu­ments et les tech­ni­ques de valo­ri­sa­tion des archi­ves.
-  Maîtriser les outils de bureau­ti­que et infor­ma­ti­ques (Pack Office, inter­net, wiki, intra­net, mes­sa­ge­rie) ainsi que les outils spé­ci­fi­ques à l’ins­ti­tut.
-  Disposer de bonnes qua­li­tés rela­tion­nel­les (sens du ser­vice au public, dis­po­ni­bi­lité, péda­go­gie).
-  Etre rigou­reux(se) et orga­nisé(e)

Avantages
Restauration sub­ven­tion­née sur place
Navettes gra­tui­tes à partir de Paris et des gares de Versailles
Transports publics rem­bour­sés par­tiel­le­ment
Possibilité d’amé­na­ge­ment du temps de tra­vail et de télé­tra­vail à partir de 6 mois d’ancien­neté Installations spor­ti­ves sur le site

Offre à pou­voir dès que pos­si­ble

Pour pos­tu­ler et pour toute infor­ma­tion com­plé­men­taire :
https://jobs.inria.fr/public/clas­sic/fr/offres/2019-01226

Contact  :
Marie.lafont@in­ria.fr

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