Le Département de l’Aube

RECRUTE : un E-archiviste, responsable des archives électroniques (H/F)

lundi 7 septembre 2020
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Filière : cultu­relle / Catégorie A / Cadre d’emploi : Attaché(e) ou atta­ché(e) prin­ci­pal(e) de conser­va­tion du patri­moine et des biblio­thè­ques

Rattachement hié­rar­chi­que
Direction géné­rale des ser­vi­ces - Pôle déve­lop­pe­ment des ter­ri­toi­res - Direction des Archives et du patri­moine - Service Archives dépar­te­men­ta­les

Quotité de temps tra­vaillée : 100 %

Affectation du poste / Lieu de tra­vail
Archives dépar­te­men­ta­les de l’Aube (131, rue Etienne Pédron – 10000 Troyes).

Liaisons fonc­tion­nel­les : le poste sera en lien cons­tant avec :
1 – En interne :
• Directeur adjoint, direc­teur des Archives et du patri­moine, ensem­ble des col­lè­gues de la direc­tion (Archives dépar­te­men­ta­les essen­tiel­le­ment) ;
• Collègues des dif­fé­rents ser­vi­ces et direc­tions du Département et plus par­ti­cu­liè­re­ment : DPO, mis­sion juri­di­que, direc­tion des sys­tè­mes d’infor­ma­tions et du numé­ri­que (DSIN) ;
• Stagiaires et vaca­tai­res au sein des Archives dépar­te­men­ta­les.

2 – En externe :
• Ensemble des ser­vi­ces pro­duc­teurs d’archi­ves électroniques du dépar­te­ment ;
• Autres ser­vi­ces d’archi­ves publics uti­li­sa­teurs d’XSacha ;
• Service inter­mi­nis­té­riel des Archives de France et direc­tion géné­rale des patri­moi­nes du Ministère de la Culture ;
• Association des archi­vis­tes fran­çais ;
• Public de la salle de lec­ture ;

Contexte :
Pionnier en matière d’archi­vage électronique, le Conseil dépar­te­men­tal de l’Aube a déve­loppé un ser­vice d’archi­vage électronique – Xsacha – et s’est doté dès 2012 d’une poli­ti­que d’archi­vage spé­ci­fi­que.
Dans le cadre de l’accrois­se­ment continu des pro­cé­du­res de déma­té­ria­li­sa­tion des archi­ves publi­ques, il est aujourd’hui créé un poste de e-archi­viste, res­pon­sa­ble des archi­ves électroniques pour suivre la conser­va­tion à long terme des don­nées numé­ri­ques pro­dui­tes par l’ensem­ble des pro­duc­teurs d’archi­ves publi­ques du dépar­te­ment.

Missions
1. En tant que e-archi­viste, res­pon­sa­ble des archi­ves électroniques : assu­rer la maî­trise du cycle de vie des docu­ments numé­ri­ques et des pro­ces­sus docu­men­tai­res asso­ciés, en rela­tion étroite avec le direc­teur adjoint, l’archi­viste res­pon­sa­ble des archi­ves du Conseil dépar­te­men­tal, la DPO du Conseil dépar­te­men­tal et la direc­tion des sys­tè­mes d’infor­ma­tions et du numé­ri­que (DSIN),

2. En tant que membre de l’équipe des Archives dépar­te­men­ta­les : par­ti­ci­per aux opé­ra­tions col­lec­ti­ves selon plan­ning.

Activités spé­ci­fi­ques :
1. E-archi­viste, res­pon­sa­ble des archi­ves électroniques
Pour l’ensem­ble des pro­duc­teurs d’archi­ves publi­ques du dépar­te­ment, vous suivez :
-  Le cycle de vie du docu­ment :

  • définir le cycle de vie des documents, les types de documents à conserver, les règles de nommage ;
  • établir les durées de conservation en fonction des contraintes légales et réglementaires ;
  • déterminer les supports de conservation, formats de fichier ;
  • définir les processus et procédures documentaires associés.

-  Le clas­se­ment des docu­ments :
En col­la­bo­ra­tion avec l’archi­viste res­pon­sa­ble des archi­ves du Conseil dépar­te­men­tal, la DSIN et les ser­vi­ces métiers :

  • rédiger des chartes d’archivage par domaine d’activité : conduite de projet, réalisation d’entretiens ;
  • déterminer les métadonnées des documents et dossiers électroniques.

-  L’accom­pa­gne­ment des métiers et des pro­jets :
En lien étroit avec l’archi­viste res­pon­sa­ble des archi­ves du Conseil dépar­te­men­tal et la DSIN :

  • accompagner les services métiers sur la gestion documentaire électronique – de la création à l’archivage : définition de règles de gestion et d’archivage – et la mise en œuvre d’actions de formation, en lien avec la DRH ;
  • participer aux projets de dématérialisation.

-  L’admi­nis­tra­tion fonc­tion­nelle d’XSacha :

  • gérer les droits d’accès d’XSacha ;
  • assurer le traitement des archives électroniques (collecte et diffusion) ;
  • vérifier la qualité du contenu.

-  La veille juri­di­que et tech­ni­que :

  • assurer la veille juridique relative à la gestion des documents électroniques ;
  • participer au choix des solutions technologiques avec la DSIN ;
  • participer aux groupes de travail régionaux/nationaux, en lien avec le Service interministériel des archives de France.

2. Membre de l’équipe des Archives dépar­te­men­ta­les
-  par­ti­ci­per aux opé­ra­tions col­lec­ti­ves orga­ni­sées lors des semai­nes de fer­me­ture (refou­le­ment, dépous­sié­rage, recondi­tion­ne­ment, etc.) ;
-  assu­rer l’orien­ta­tion des lec­teurs ;
-  assu­rer la com­mu­ni­ca­tion des docu­ments d’archi­ves ;
-  veiller à la sécu­rité et à l’état sani­taire des docu­ments tran­si­tant par la salle de lec­ture.

Compétences requi­ses : savoir / savoir être
-  connais­sance de la métho­do­lo­gie de clas­se­ment et de ges­tion du cycle de vie des docu­ments électroniques ;
-  connais­sance des sys­tè­mes d’infor­ma­tions et du cadre régle­men­taire des archi­ves ;
-  mai­trise des tech­ni­ques d’e-archi­vage et des outils de ges­tion de docu­ments ;
-  Capacité à gérer l’infor­ma­tion numé­ri­que ;
-  Doté d’un bon rela­tion­nel, vous êtes péda­go­gue, rigou­reux, métho­di­que et orga­nisé. Vous animez des grou­pes de tra­vail (binôme ou tri­nôme), vous savez également faire preuve d’auto­no­mie, de réac­ti­vité et de force de pro­po­si­tion.

Profil sou­haité : Formation / Expérience
-  Bac + 4/5 ;
-  Un Master spé­cia­lisé et une expé­rience simi­laire seraient appré­ciés.

Spécificités du poste
Conduite régu­lière de véhi­cu­les de ser­vice. Nombreux dépla­ce­ments à l’Hôtel du Département et auprès des ser­vi­ces pro­duc­teurs. Astreinte en salle de lec­ture.

Les can­di­da­tu­res sont à adres­ser à la direc­tion des res­sour­ces humai­nes du Conseil dépar­te­men­tal (Drh@aube.fr), avec copie à la direc­tion des Archives et du Patrimoine (arch­pat.aube@aube.fr) avant le 21 sep­tem­bre 2020.

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