Le cabinet Dechert

RECRUTE : un Records Manager – Responsable archives (H/F)

vendredi 8 janvier 2021
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A propos de Dechert
Dechert est un cabi­net inter­na­tio­nal d’ori­gine amé­ri­caine créé en 1875 à Philadelphie. Aujourd’hui, avec plus de 900 avo­cats mul­ti­cultu­rels à tra­vers le monde, Dechert s’est déve­loppé dans les prin­ci­paux cen­tres d’affai­res avec 27 implan­ta­tions en Europe, États-Unis, Moyen Orient et Asie. Le bureau pari­sien de Dechert a été créé en 1995 et compte 150 per­son­nes dont 80 avo­cats et 22 asso­ciés sous le mana­ge­ment d’Alain Decombe. Cabinet d’exper­ti­ses dont le posi­tion­ne­ment est fondé sur la spé­cia­li­sa­tion métier et sec­to­rielle pour appor­ter une très forte valeur ajou­tée à ses clients et une impor­tante coor­di­na­tion inter­na­tio­nale, Dechert est un cabi­net leader avec des avo­cats de renom dans cha­cune des spé­cia­li­tés sui­van­tes : arbi­trage inter­na­tio­nal, conten­tieux com­mer­ciaux com­plexes, cor­po­rate / M&A, pro­priété intel­lec­tuelle, concur­rence, fiscal, social, ser­vi­ces finan­ciers & ges­tion d’actifs.

Dans le cadre d’un rem­pla­ce­ment, le cabi­net Dechert (Paris) LLP recrute son :
Records Manager – Responsable archi­ves (CDI)

Missions
Rattaché(e) à l’équipe « Records » du cabi­net, vous contri­buez par votre tra­vail local à Paris à la mise en œuvre opé­ra­tion­nelle des actions d’archi­vage et de sou­tien au know­ledge mana­ge­ment des équipes de Paris.

Véritable par­te­naire des Avocats, vous tra­vaillez quo­ti­dien­ne­ment en étroite col­la­bo­ra­tion avec les équipes et leurs assis­tan­tes. Vous contri­buez également acti­ve­ment à l’opti­mi­sa­tion des solu­tions d’archi­va­ges en étant force de pro­po­si­tion sur votre domaine de com­pé­ten­ces.

- Conduire la poli­ti­que d’archi­vage :

  • Accompagner les services, sur le plan méthodologique, pour l’optimisation de la procédure d’archivage papier ou électronique, les sensibiliser aux enjeux juridiques et harmoniser les pratiques
  • Améliorer et élaborer les outils de gestion : tableaux de gestion, tableaux de récolement, tableaux de suivi, bordereaux de versement et d’élimination inventaires, procédures, notes
  • Participer aux opérations d’archivage (tri, classement, répertoire) et assurer les relations avec les services centraux des archives
  • Répondre aux demandes éventuelles des utilisateurs internes et externes

- Missions d’archi­vage :

  • Tri et archivage des dossiers : Collecte, classement, tri et intégration dans la base de données dédiée (IRM) ainsi que dans la GED.
  • Réaliser des opérations de récolement, conditionnement et cotation d’archives
  • Préparer la destruction des documents

- Gérer les fonds d’archi­ves dans un contexte de démé­na­ge­ment :

  • Coordonner l’aménagement des espaces (rayonnages, taux d’occupation, conditions de conservation)
  • Optimiser les rangements des dossiers papiers dans les locaux (mobilier de bureau, et caves) en fonction de l’activité sur les dossiers,
  • Assurer les opérations de transferts, versements et destructions d’archives en lien avec le prestataire

- Missions de Records et de Knowledge Management :

  • Analyser les processus métiers (logigrammes) et conduire l’analyse RM : plans de classements, métadonnées, droits d’accès, chartes de nommages, typologies de documents…
  • Etudier la prévention des risques des documents dans le contexte d’utilisation de DocuSign (valeur probante, données sensibles, RGPD…)
  • Accompagner tous les services dans la mise en place de processus de dématérialisation.

- La mise en place du SAE :
Dans le cadre de la mise en place d’un SAE

  • Etudier et définir les besoins et les conditions pour l’articuler avec la GED
  • Garantir le respect du cadre règlementaire
  • Contrôler les versements d’archives électroniques et leur cycle de vie dans le SAE

Profil
-  Expérience dans le métier, idéa­le­ment en cabi­net d’avo­cats
-  Anglais opé­ra­tion­nel (le poste sup­pose la ges­tion d’archi­ves en langue anglaise et demande donc un niveau confirmé, per­met­tant la com­pré­hen­sion et le tri des docu­ments)
-  Capacité d’adap­ta­tion aux inter­lo­cu­teurs de tout niveau (asso­ciés, col­la­bo­ra­teurs, pres­ta­taire d’archi­vage externe, démé­na­geurs…)
-  Autonomie et rigueur

Poste basé à Paris 8è.
Si vous sou­hai­tez pos­tu­ler à cette offre, merci d’envoyer votre can­di­da­ture sous la réfé­rence « CDI Archives » à paris.recru­te­ment@­de­chert.com

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