L’Agence régionale de santé - Ile de France

RECRUTE : un Responsable Archives-Records management Chef de projet MOA GED (F/H)

jeudi 22 octobre 2020
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Code FICHE :Répertoire National
TDOC00003
Correspondance RIME
FPEADM07
Correspondance UCANSS
1401

Direction de rat­ta­che­ment  : Secrétariat géné­ral
Pôle / Département / Service : Département Efficience immo­bi­lière, archi­ves et déve­lop­pe­ment dura­ble - Archives-GED

Contexte et enjeux de la fonc­tion :
Créée en avril 2010, l’Agence régio­nale de santé (ARS) d’Ile de France a pour mis­sion de mettre en place la poli­ti­que de santé dans la région, en coor­di­na­tion avec les par­te­nai­res et en tenant compte des spé­ci­fi­ci­tés de ses ter­ri­toi­res. Elle est com­pé­tente sur le champ de la santé dans sa glo­ba­lité, de la pré­ven­tion aux soins et à l’accom­pa­gne­ment médico-social. Son orga­ni­sa­tion s’appuie sur un projet de santé élaboré en concer­ta­tion avec l’ensem­ble des pro­fes­sion­nels et des usa­gers. Ses actions visent à amé­lio­rer la santé de la popu­la­tion et à rendre le sys­tème de santé plus effi­cient.

Créé en 2016, le Secrétariat géné­ral vise à struc­tu­rer une direc­tion d’appui au ser­vice des direc­tions de pro­duc­tion et à déve­lop­per la flui­dité de fonc­tion­ne­ment entre les fonc­tions de pro­duc­tion et les fonc­tions d’appui. Le secré­ta­riat géné­ral assure une mis­sion trans­ver­sale de pilo­tage et de coor­di­na­tion.

Il est com­posé du :
-  pôle « res­sour­ces humai­nes » ; pôle « pilo­tage interne » ;
-  dépar­te­ment « affai­res juri­di­ques et mar­chés publics » ;
-  dépar­te­ment « dia­lo­gue social et qua­lité de vie au tra­vail » ;
-  dépar­te­ment « sys­tè­mes d’infor­ma­tion inter­nes ».

Rattaché au direc­teur du pôle « pilo­tage interne », le dépar­te­ment « effi­cience immo­bi­lière, archi­ves et déve­lop­pe­ment dura­ble » est com­posé de deux enti­tés :
-  une entité « ges­tion des affai­res immo­bi­liè­res et déve­lop­pe­ment dura­ble »,
-  une entité « archi­ves – GED ».

L’entité « Archives-GED » est le réfé­rent pour l’Agence concer­nant le trai­te­ment, la conser­va­tion, le ver­se­ment ou la des­truc­tion des archi­ves en confor­mité avec la régle­men­ta­tion défi­nie au Code du patri­moine. Il élabore et met en œuvre la poli­ti­que archi­vis­ti­que en par­te­na­riat avec les archi­ves dépar­te­men­ta­les. Il contri­bue également au projet de Gestion électronique de docu­ments (GED) sur les volets MOA, Records-mana­ge­ment (RM) et Système d’archi­vage électronique (SAE).

Le projet GED a pour objec­tif de sélec­tion­ner, struc­tu­rer et sécu­ri­ser les flux d’infor­ma­tion au sein de l’Agence. L’équipe projet doit, avant géné­ra­li­sa­tion, déployer un site pilote multi-bri­ques (déma­té­ria­li­sa­tion, work­flows métier, para­pheur et signa­ture électronique, records-mana­ge­ment, sys­tème d’archi­vage électronique) avec une ana­lyse préa­la­ble des pro­ces­sus métier et une démar­che d’accom­pa­gne­ment au chan­ge­ment des uti­li­sa­teurs.

Missions prin­ci­pa­les :
La prise de poste s’effec­tue dans un contexte de plu­sieurs démé­na­ge­ments prévus pour fin 2020 (Siège et DD) et d’une pro­cé­dure d’appel d’offre sous forme de dia­lo­gue com­pé­ti­tif pour sélec­tion­ner un pres­ta­taire GED. Les mis­sions lis­tées ci-des­sous seront adap­tées au fur et à mesure de l’évolution des pro­jets.

- Piloter l’entité Archives-GED de l’Agence :

  • Manager les archivistes-records managers et les CDD pour des missions spécifiques
  • Négocier et gérer les moyens matériels et financiers nécessaires à la mise en œuvre de la politique d’archivage
  • Elaborer les cahiers des charges et assurer le pilotage des prestataires
  • Assurer la diffusion des règles d’archivage via les supports de communication et les réunions avec les directions métiers de l’Agence
  • Animer le réseau des référents du siège et des 8 délégations départementales
  • Piloter les réunions sur la dématérialisation avec les archivistes des ARS et le bureau des Archives des ministères sociaux

- La poli­ti­que d’archi­vage
Conduire la poli­ti­que d’archi­vage :
-  Accompagner les ser­vi­ces, sur le plan métho­do­lo­gi­que, pour la pré­pa­ra­tion de la pro­cé­dure d’archi­vage papier ou électronique, les sen­si­bi­lise aux enjeux juri­di­ques et har­mo­ni­ser les pra­ti­ques
-  Elaborer les outils de ges­tion : tableaux de ges­tion, tableaux de réco­le­ment, plan­ning, tableaux de suivi, bor­de­reaux de ver­se­ment et d’élimination, ins­tru­ments de recher­che, inven­tai­res, pro­cé­du­res, notes
-  Participer aux opé­ra­tions d’archi­vage (tri, clas­se­ment, réper­toire) et assure les rela­tions avec les archi­ves dépar­te­men­ta­les d’Ile de France
- Répondre aux deman­des des uti­li­sa­teurs inter­nes et exter­nes

Gérer les fonds d’archi­ves dans un contexte de démé­na­ge­ments et de mutua­li­sa­tions sur le ter­ri­toire Ile-de-France :
-  Piloter les pres­ta­tai­res, valide les livra­bles et assure la conduite des chan­tiers
-  Préparer la répar­ti­tion des fonds dans les nou­veaux locaux lors des mutua­li­sa­tions et des démé­na­ge­ments
-  Coordonner l’amé­na­ge­ment des espa­ces (rayon­na­ges, taux d’occu­pa­tion, condi­tions de conser­va­tion)
-  Assurer les opé­ra­tions de trans­ferts, ver­se­ments et des­truc­tions d’archi­ves en lien avec les archi­ves dépar­te­men­ta­les et les pres­ta­tai­res

- La mai­trise d’ouvrage du projet GED-RM-SAE
La par­ti­ci­pa­tion aux ins­tan­ces du projet dans le cadre de la trans­for­ma­tion de l’Agence :
-  Comité stra­té­gi­que GED
-  Comités de pilo­tage avec la MOE
-  Réunions rela­ti­ves aux pro­jets de trans­for­ma­tions de l’Agence

La mise en œuvre du Dialogue com­pé­ti­tif pour sélec­tion­ner le nou­veau pres­ta­taire :
-  Participer à la com­mis­sion tech­ni­que, au comité de pilo­tage
-  Participer à la co-cons­truc­tion du cahier des char­ges aux dif­fé­ren­tes étapes (audits, ana­lyse, sélec­tion)

L’ana­lyse Records-Management :
-  Analyser les pro­ces­sus métiers (logi­gram­mes) et conduire l’ana­lyse RM : plans de clas­se­ments, méta­don­nées, droits d’accès, char­tes de nom­ma­ges, typo­lo­gies de docu­ments…
-  Piloter le pres­ta­taire avec la MOE et vali­der les livra­bles
- Etudier la pré­ven­tion des ris­ques des docu­ments et des don­nées de l’Agence (valeur pro­bante, don­nées sen­si­bles, RGPD…)

Le déploie­ment pro­gres­sif des sites pilo­tes dans la GED :
-  Intégrer avec l’équipe projet les pro­ces­sus métiers ana­ly­sés dans l’outil
-  Assurer le suivi des uti­li­sa­teurs
-  Elaborer et mettre en œuvre avec la MOE une stra­té­gie de déploie­ment pro­gres­sive des métiers dans la GED avec la démar­che préa­la­ble d’ana­lyse-RM

La mise en place du SAE :
-  Etudier et défi­nir les besoins et les condi­tions pour l’arti­cu­ler avec la GED
-  Garantir le res­pect du cadre règle­men­taire
-  Contrôler les ver­se­ments d’archi­ves électroniques et leur cycle de vie dans le SAE

Profil requis :
Niveau : Agent de caté­go­rie A, fonc­tion­naire ou équivalent de la conven­tion col­lec­tive UCANSS, sus­cep­ti­ble d’être ouvert aux contrac­tuels (CDD de 3 ans)

Compétences
Connaissances
-  Expertise métier dans le domaine archi­vis­ti­que et droit des archi­ves
-  Principes et tech­ni­ques d’archi­vage papier et électronique
-  Connaissances tech­ni­ques dans les pro­jets de déma­té­ria­li­sa­tion
-  Environnement ins­ti­tu­tion­nel et admi­nis­tra­tif : orga­ni­sa­tion, fonc­tion­ne­ment, mis­sions et besoins des ser­vi­ces dans le champ concerné

Savoir-faire
-  Maîtrise du cycle de vie des docu­ments dans les pro­jets de ges­tion de l’infor­ma­tion
- Maîtrise des tech­ni­ques et des normes archi­vis­ti­ques
et d’archi­vage électronique
-  Connaissances juri­di­ques et régle­men­tai­res
-  Diagnostic de la poli­ti­que d’archi­vage, pré­co­ni­sa­tions
-  Modéliser les pro­ces­sus et outils, élaborer une offre de ser­vi­ces
-  Analyse de don­nées
-  Conduite de pro­jets

Savoir-être
-  Management d’une équipe
-  Accompagnement des usa­gers
-  Sens de l’orga­ni­sa­tion, rigueur et méthode
-  Autonomie, trans­ver­sa­lité
-  Adaptabilité, ges­tion des impré­vus
-  Confidentialité

Pour pos­tu­ler :
yous­sef.bous­lim@ars.sante.fr
date limite : 30 novem­bre

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