L’Agence régionale de santé – Ile de France

RECRUTE : un Archiviste – Records manager (F/H)

jeudi 22 octobre 2020
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Code FICHE Répertoire National
TDOC000001
Correspondance RIME
FP2ADM07
Correspondance UCANSS
1401

Direction de rat­ta­che­ment : Secrétariat géné­ral
Pôle / Département / Service : Département Efficience immo­bi­lière, archi­ves et déve­lop­pe­ment dura­ble - Archives-GED

Contexte et enjeux de la fonc­tion :
Créée en avril 2010, l’Agence régio­nale de santé (ARS) d’Ile de France a pour mis­sion de mettre en place la poli­ti­que de santé dans la région, en coor­di­na­tion avec les par­te­nai­res et en tenant compte des spé­ci­fi­ci­tés de ses ter­ri­toi­res. Elle est com­pé­tente sur le champ de la santé dans sa glo­ba­lité, de la pré­ven­tion aux soins et à l’accom­pa­gne­ment médico-social. Son orga­ni­sa­tion s’appuie sur un projet de santé élaboré en concer­ta­tion avec l’ensem­ble des pro­fes­sion­nels et des usa­gers. Ses actions visent à amé­lio­rer la santé de la popu­la­tion et à rendre le sys­tème de santé plus effi­cient.

Créé en 2016, le Secrétariat géné­ral vise à struc­tu­rer une direc­tion d’appui au ser­vice des direc­tions de pro­duc­tion et à déve­lop­per la flui­dité de fonc­tion­ne­ment entre les fonc­tions de pro­duc­tion et les fonc­tions d’appui. Le secré­ta­riat géné­ral assure une mis­sion trans­ver­sale de pilo­tage et de coor­di­na­tion.

Il est com­posé du :
-  pôle « pilo­tage interne » ;
-  pôle « res­sour­ces humai­nes » ;
-  dépar­te­ment « affai­res juri­di­ques et mar­chés publics » ;
-  dépar­te­ment « dia­lo­gue social et qua­lité de vie au tra­vail » ;
-  dépar­te­ment « sys­tè­mes d’infor­ma­tion inter­nes ».

Rattaché au direc­teur du pôle « pilo­tage interne », le dépar­te­ment « effi­cience immo­bi­lière, archi­ves et déve­lop­pe­ment dura­ble » est com­posé de deux enti­tés :
-  une entité « ges­tion des affai­res immo­bi­liè­res et déve­lop­pe­ment dura­ble »,
-  une entité « archi­ves – GED ».

L’entité « Archives-GED » est le réfé­rent pour l’Agence concer­nant le trai­te­ment, la conser­va­tion, le ver­se­ment ou la des­truc­tion des archi­ves en confor­mité avec la régle­men­ta­tion défi­nie au Code du patri­moine. Il élabore et met en œuvre la poli­ti­que archi­vis­ti­que en par­te­na­riat avec les archi­ves dépar­te­men­ta­les. Il contri­bue également au projet de Gestion électronique de docu­ments (GED) sur les volets MOA, Records-mana­ge­ment (RM) et Système d’archi­vage électronique (SAE).

Le projet GED a pour objec­tif de sélec­tion­ner, struc­tu­rer et sécu­ri­ser les flux d’infor­ma­tion au sein de l’Agence. L’équipe projet doit, avant géné­ra­li­sa­tion, déployer un site pilote multi-bri­ques (déma­té­ria­li­sa­tion, work­flows métier, para­pheur et signa­ture électronique, records-mana­ge­ment, sys­tème d’archi­vage électronique) avec une ana­lyse préa­la­ble des pro­ces­sus métier et une démar­che d’accom­pa­gne­ment au chan­ge­ment des uti­li­sa­teurs.

Missions prin­ci­pa­les :
La prise de poste s’effec­tue dans un contexte de plu­sieurs démé­na­ge­ments prévus pour fin 2020 (Siège et DD) et d’une pro­cé­dure d’appel d’offre sous forme de dia­lo­gue com­pé­ti­tif pour sélec­tion­ner un pres­ta­taire GED. Les mis­sions lis­tées ci-des­sous seront adap­tées au fur et à mesure de l’évolution des pro­jets.

- Appliquer la poli­ti­que d’archi­vage de l’Agence :

  • Traiter les fonds : collecte et récolement, tri, classement, description, rédaction des bordereaux de destruction et de versement aux archives départementales en appliquant les circulaires et les tableaux de gestion.
  • Accompagner les services, sur le plan méthodologique, pour la préparation de la procédure d’archivage papier ou électronique, les sensibilise aux enjeux juridiques et harmonise les pratiques.
  • Répondre aux demandes de recherche et de consultation des utilisateurs internes et externes.
  • Participer à la communication et à l’animation du réseau des référents du Siège et des 8 DD.

- Gérer les fonds d’archi­ves et par­ti­ci­per au pilo­tage des pres­ta­tai­res dans un contexte de démé­na­ge­ments et de mutua­li­sa­tions sur le ter­ri­toire Ile-de-France :

  • Assurer le suivi du prestataire de traitement des archives : coordination de l’équipe, cadrage des opérations, rendez-vous avec les services producteurs, validation des livrables.
  • Piloter le prestataire sur les opérations de transfert et de destruction.
  • Gérer les espaces de conservation (inventaires, taux d’occupation, conditions de conservation).

- Dans le cadre du projet de GED-RM-SAE, l’archi­viste-records mana­ger sera amené à suivre des for­ma­tions pour la mise en œuvre de la poli­ti­que Records Management :

  • Accompagner les services, sur le plan méthodologique, pour analyser, organiser les données et les flux d’information : plans de classement, règles de nommage, tableaux de gestion.
  • Réaliser l’étude des circuits de gestion de l’information avec les services et produit des logigrammes
  • Participer au déploiement des sites pilotes dans la GED

Interface Professionnelle interne et externe :
L’agent tra­vaille en par­te­na­riat avec les ser­vi­ces inter­nes du Siège et des DD.
L’agent est en contact avec les usa­gers inter­nes et exter­nes pour répon­dre à leurs deman­des de consul­ta­tion des archi­ves.
Il tra­vaille en col­la­bo­ra­tion avec les pres­ta­tai­res et les archi­ves dépar­te­men­ta­les.

Profil requis :
Niveau : Agent de caté­go­rie A, ou contrac­tuel (CDD Etat de 3 ans), équivalent de la conven­tion col­lec­tive UCANSS

Compétences
- Connaissances

  • Environnement institutionnel et administratif
  • Expertise dans le domaine archivistique et droit des archives
  • Connaissances en matière de GED/RM/SAE

- Savoir-faire

  • Maîtrise du cycle de vie des documents dans les projets de gestion de l’information
  • Compétences en conduite de projet
  • Maîtrise des outils bureautiques, espaces collaboratifs (Sharepoint, etc.) et logiciels de diagrammes et de synoptiques (Visio, etc.)

- Savoir-être

  • Travailler en équipe
  • Accompagnement des usagers
  • Capacité d’initiative
  • Sens de l’organisation
  • Adaptabilité, gestion des imprévus
  • Confidentialité

Pour pos­tu­ler
yous­sef.bous­lim@ars.sante.fr
date limite : 30 novem­bre

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