La ville de Lyon

La Délégation géné­rale Culture, patri­moine et événements contri­bue à faire de Lyon une ville créa­tive et vivante par l’action d’ins­ti­tu­tions cultu­rel­les d’excel­lence, le sou­tien à toutes les formes de créa­tion artis­ti­que et l’orga­ni­sa­tion de nom­breux événements.
Elle favo­rise la trans­mis­sion des savoirs et des cultu­res au plus près des habi­tants-es.
Elle œuvre enfin à pré­ser­ver et valo­ri­ser notre patri­moine dans toutes ses dimen­sions (archéo­lo­gi­que, docu­men­taire…).
La Direction des Archives muni­ci­pa­les est res­pon­sa­ble de la conser­va­tion de 17,6 km linéai­res d’archi­ves his­to­ri­ques de la ville de Lyon. Elle assure l’enri­chis­se­ment de ces fonds par la col­lecte des archi­ves publi­ques et pri­vées, elle les com­mu­ni­que en salle de lec­ture et sur son site inter­net, elle en assure la mise en valeur par l’orga­ni­sa­tion d’expo­si­tions, par des publi­ca­tions en ligne et papier et par des ate­liers péda­go­gi­ques.
Elle compte une qua­ran­taine d’agents répar­tis au sein de 6 pôles : ges­tion des fonds et infor­ma­ti­que docu­men­taire, col­lecte des archi­ves publi­ques, admi­nis­tra­tion, logis­ti­que, média­tion et accès aux docu­ments, expo­si­tions.
Son budget est de 238 000 euros.
Le pôle col­lecte/rela­tions avec les ser­vi­ces ver­sants assure le suivi des opé­ra­tions d’archi­vage depuis la demande du ser­vice jusqu’à la récep­tion du ver­se­ment aux Archives muni­ci­pa­les, il est également chargé de veiller à la bonne conser­va­tion des archi­ves par les ser­vi­ces dans leurs locaux.

Missions :
Sous l’auto­rité du Directeur, le.la Responsable du pôle col­lecte coor­donne le sec­teur col­lecte et orga­nise le ser­vice rendu aux direc­tions.
Il.elle assure le conseil en archi­vage auprès des ser­vi­ces et le suivi des opé­ra­tions d’archi­vage en lien avec la Chargée de col­lecte.
Il.elle enca­dre une Archiviste Responsable des archi­ves électroniques,
une Archiviste Chargé de col­lecte et un Assistant de col­lecte.
En lien avec la Directrice adjointe, il.elle veille à la bonne coor­di­na­tion de son pôle avec le pôle ges­tion des fonds.

Activités prin­ci­pa­les :
Participation à l’enca­dre­ment géné­ral de la direc­tion
– Contribuer aux choix stra­té­gi­ques de la direc­tion
– Représenter, le cas échéant, le direc­teur dans des réu­nions exté­rieu­res.
– Participer aux points régu­liers avec le délé­gué à la pro­tec­tion des don­nées per­son­nel­les

Pilotage du pôle col­lecte des archi­ves publi­ques
– Piloter les actions et les pro­jets du pôle
– Coordonner les actions de col­lecte des archi­ves tra­di­tion­nel­les et les actions de col­lecte des archi­ves numé­ri­ques
– Encadrer l’acti­vité de l’équipe de col­lecte, vali­der les docu­ments de pro­cé­dure (tableau de ges­tion, bor­de­reaux de ver­se­ment et d’élimination)
– Réceptionner les deman­des des ser­vi­ces, les évaluer, les prio­ri­ser et les répar­tir au sein de l’équipe
– Animer le réseau des cor­res­pon­dants
– Assurer le suivi de l’acti­vité de son sec­teur (tableaux de bord) et établir les outils néces­sai­res de syn­thèse et d’évaluation, répon­dre à l’enquête sta­tis­ti­que annuelle des Archives de France pour son pôle
– Évaluer ses col­la­bo­ra­teurs.trices
– Évaluer et enca­drer des sta­giai­res

Activités spé­ci­fi­ques :
Gestion du pré-archi­vage et de l’archi­vage
– Sensibiliser et former les agents des ser­vi­ces à l’archi­vage : for­ma­tions, suivi des CRM…
– Rédiger des syn­thè­ses d’entre­tiens avec les ser­vi­ces
– Faire une exper­tise de la pro­duc­tion docu­men­taire
– Rédiger les tableaux de ges­tion
– Gérer le pré-archi­vage : contrô­ler et gérer les locaux de pré-archi­vage des direc­tions,
– Organiser et trai­ter si besoin des opé­ra­tions de trai­te­ment du passif
– Accompagner les ser­vi­ces dans la rédac­tion des bor­de­reaux de ver­se­ment et d’élimination
– Contrôler et faire res­pec­ter les pro­cé­du­res d’archi­vage (ver­se­ments, éliminations)
– Rédiger les conven­tions des pres­ta­tions d’archi­vage externe et assu­rer le suivi de l’archi­viste pres­ta­taire
– Contrôler les entrées, effec­tuer ou suivre le tra­vail des agents d’archi­ves
– Alimenter et actua­li­ser la base de don­nées des archi­ves

Valorisation et com­mu­ni­ca­tion des archi­ves
– Assister les direc­tions dans leurs recher­ches d’archi­ves
– Participer à des for­ma­tions et à des réseaux pro­fes­sion­nels
– Effectuer des per­ma­nen­ces en salle de lec­ture

Profil recher­ché :
Connaissances tech­ni­ques :
– Expertise en archi­vis­ti­que, papier et numé­ri­que
– Connaissance du fonc­tion­ne­ment des col­lec­ti­vi­tés loca­les
– Maîtrise de l’infor­ma­ti­que docu­men­taire
– Une connais­sance des logi­ciels Mnesys et Asalae serait appré­ciée

Qualités requi­ses :
– Aptitudes rela­tion­nel­les
– Sens de l’écoute, du dia­lo­gue et de la négo­cia­tion
– Goût de l’orga­ni­sa­tion et sens pra­ti­que
– Esprit d’équipe
– Expérience d’enca­dre­ment

Formation ini­tiale et expé­rience pro­fes­sion­nelle sou­hai­tées :
– Diplôme de niveau 6 voire 7 ou expé­rience pro­fes­sion­nelle d’une dizaine d’années

Conditions spé­ci­fi­ques d’exer­cice :
– Congés à pren­dre en concer­ta­tion avec les deux cadres du pôle
– Flexibilité rela­tive des horai­res de tra­vail en lien avec le pro­gramme des acti­vi­tés
– Prise en charge de l’abon­ne­ment pro­fes­sion­nel de trans­port en commun
Lieu de tra­vail : Archives muni­ci­pa­les de Lyon, 1 place des Archives, 69002 Lyon
Horaires : 38h ou 38h45 (avec RTT)