L’ENA

Fiche de poste N° 27/14/S

Intitule du poste  : Archiviste (H/F)
Catégorie / Corps / grade / Statut : A / Attaché(e) d’admi­nis­tra­tion ou équivalent Titulaire ou contrac­tuel
Durée : si déta­che­ment 2 ans renou­ve­la­bles ou CDD 3 ans renou­ve­la­bles

Lieu de tra­vail :
Ecole natio­nale d’admi­nis­tra­tion, 1 rue Sainte-Marguerite 67080 Strasbourg Cedex
Direction / ser­vice / sec­tion / pôle : Secrétariat géné­ral
Rattachement hié­rar­chi­que  : Sous la res­pon­sa­bi­lité du Secrétaire géné­ral, en lien avec la cheffe du ser­vice de la docu­men­ta­tion

Activités prin­ci­pa­les du ser­vice ou de la direc­tion  :
Le secré­ta­riat géné­ral est chargé de l’admi­nis­tra­tion et de la coor­di­na­tion au sein de l’Ecole.
Le secré­ta­riat géné­ral assure la ges­tion des per­son­nels de l’Ecole, des élèves issus des concours et des sta­giai­res du cycle pré­pa­ra­toire et du cycle de pré­pa­ra­tion.
Il pré­pare et assure l’exé­cu­tion du budget de l’Ecole. Il défi­nit les condi­tions dans les­quel­les les concours finan­ciers sont accor­dés par l’Ecole à ses par­te­nai­res. Il est chargé du pilo­tage géné­ral de la ges­tion finan­cière de l’Ecole.
Il four­nit aux direc­tions de l’Ecole les moyens néces­sai­res à l’exer­cice de leurs mis­sions.
Il est asso­cié aux mis­sions concou­rant à l’accueil des élèves, des sta­giai­res et des audi­teurs.

Effectifs enca­drés par l’agent : 0

Missions
–  Pilote la ges­tion des archi­ves
–  Fournit de l’infor­ma­tion aux deman­deurs
–  Valorise le patri­moine de l’ins­ti­tu­tion

Niveaux requis, évolution, condi­tions d’exer­cice et cota­tion du poste :
Niveau de res­pon­sa­bi­lité : 2/4
Niveau d’auto­no­mie : 3/4
Expérience pro­fes­sion­nelle : 1 à 5 ans Expérience des archi­ves admi­nis­tra­ti­ves contem­po­rai­nes sou­hai­tée
Formation ini­tiale : Master d’archi­vis­ti­que

Evolution / pas­se­relle courte  : Cadre des études docu­men­tai­res
Conditions par­ti­cu­liè­res d’exer­cice :
– Confidentialité et dis­cré­tion
– Manutention et port de char­ges
– Déplacements inter-sites (Strasbourg-Paris), en lien avec la mis­sion Archives des ser­vi­ces du Premier minis­tre à Paris

Cotation du poste : 2,6

Activités :
– Pilotage de la fonc­tion archi­ves

• Assure la liaison avec la Mission des archives auprès des services du Premier ministre
• Rédige ou actualise les règles de gestion des archives des services (tableaux de gestion, charte d’archivage...), sous le contrôle scientifique et technique de la Mission Premier ministre
• Prend en compte les enjeux d’archivage électronique et la question des archives audiovisuelles
• Gère les indicateurs de l’activité
• Assure la veille juridique et documentaire liée à la gestion des documents d’archives

– Organisation de la ges­tion des archi­ves cou­ran­tes et inter­mé­diai­res

• Sensibilise les producteurs d’archives
• Anime le réseau de correspondants-archives dans les directions et services
• Fournit assistance et conseil aux services sur toutes les questions liées aux archives (supervise l’établissement des bordereaux de pré-archivage et des bordereaux d’élimination)
• Met en place et actualise les outils de gestion à destination des services (animation de la rubrique « Archivage » sur l’Intranet de l’ENA)
• Met en place des actions de « records management »

– Classement des archi­ves his­to­ri­ques

• Effectue le tri et le classement des archives historiques, selon les normes de description archivistique et les exigences des
  archives nationales
• Organise leur transfert aux Archives nationales, en lien avec la Mission Premier ministre

– Assurer la conser­va­tion des fonds d’archi­ves

• Gère les espaces de stockage (planification, récolement, signalétique)
• Propose des éliminations dans les archives à l’issue de leur durée d’utilité administrative
• Suit les destructions d’archives après validation des bordereaux d’élimination
• Propose les aménagements nécessaires à la bonne conservation des fonds

– Communiquer aux ser­vi­ces et aux usa­gers

• Organise et suit les communications administratives aux services, en lien avec la Mission Premier ministre
• Est la personne responsable de l’accès aux documents administratifs (PRADA), et à ce titre référent au sein de l’ENA de toute communication de documents à destination du public externe (chercheurs, citoyens...)
• Oriente les chercheurs concernant les archives de l’ENA conservées aux Archives nationales

– Contribuer aux acti­vi­tés de valo­ri­sa­tion

• Met en place ou participe à des actions de valorisation
• Collabore aux activités du Comité d’histoire de l’ENA (recherches historiques et/ou administratives)

Compétences :
– Savoirs Savoir-être

• Connaissance de la législation et de la réglementation des archives
• Connaissance des règles de communication des documents administratifs
• Maîtrise des techniques archivistiques et de records management
• Institutions administratives françaises

– Savoir-faire

• Organiser l’archivage et l’inventaire des documents audiovisuels
• Conseiller
• Planifier et respecter des délais
• Animer un groupe ou un réseau
• Travailler en autonomie
• Utiliser les outils bureautiques et pratiquer les outils documentaires

– Savoir-être

• Etre organisé et rigoureux
• Esprit de synthèse
• Etre réactif
• Aisance dans les relations
• Sens de la pédagogie
• Autonomie

Contacts et envoi du dos­sier de can­di­da­ture :
– Contact pour infor­ma­tion :

• Madame Céline CANUET-MEHL, Cheffe du service de la documentation Tél 03 88 21 44 62
• Madame Claire MARTIN, Responsable de la mission archives des services du Premier Ministre Tél 01 42 75 81 18 claire.martin@pm.gouv.fr

– Contact res­sour­ces humai­nes
Christelle GANTZER, Tél 03-88-21-44-86, Ecole natio­nale d’admi­nis­tra­tion, ser­vice des res­sour­ces humai­nes et des rému­né­ra­tions, 1 rue Sainte-Marguerite, 67080 Strasbourg Cedex, recru­te­ment@ena.fr

La date de clô­ture des can­di­da­tu­res est fixée au 24/11/2014
Candidatures à trans­met­tre exclu­si­ve­ment par voie électronique à recru­te­ment@ena.fr

Les can­di­da­tu­res exter­nes doi­vent être obli­ga­toi­re­ment accom­pa­gnées des pièces sui­van­tes :
– Lettre de moti­va­tion avec men­tion de la réfé­rence du poste, CV et les12 der­niè­res fiches de paie
– Si fonc­tion­naire : 3 der­niè­res fiches d’évaluation et der­nière déci­sion rela­tive à la situa­tion admi­nis­tra­tive
– Si contrac­tuel : der­nier contrat signé
Tout dos­sier incom­plet ne pourra être étudié.