Niveau de fonction : groupe A
Localisation du poste proposé :
La Poste / Direction des archives du Groupe
9 rue du Colonel Avia
75015 Paris
Durée : 18 mois
A partir du : à pourvoir immédiatement
Raison d’être
Pour pallier l’absence d’un collaborateur au sein du département « Déploiement de l’archivage et collecte », la Direction des archives du Groupe (DIRAG) recherche un archiviste-records manager pour assurer la continuité de son action de collecte et de déploiement de la politique de gestion documentaire auprès des services producteurs.
Rattaché.e à la responsable du département « Déploiement de l’archivage et collecte », il/elle déploie les procédures documentaires auprès des services producteurs et assure la collecte des versements et le traitement des arriérés. Il/elle assure des actions de sensibilisation ou de formation à l’archivage auprès des services et veille à l’application des bonnes pratiques de gestion documentaire. Il/elle contribue également à l’élaboration des procédures et des outils de gestion documentaire.
Activités principales
Collecte des archives intermédiaires et traitement des arriérés
- Conseille les directions concernées pour la réalisation de leurs versements d’archives
- Contrôle et normalise les instruments de recherche (bordereaux de versement et grilles de description et d’indexation)
- Assure le suivi de son activité de collecte en alimentant le fichier de suivi des versements
- Respecte les calendriers de versement en relançant si besoin les services versants
- Réalise les contrôles qualité (adéquation entre le versement et sa description, description conforme et systématique)
Alimentation du SI Archives (PAGODE)
- Alimente le système de suivi de la collecte en y déposant de manière régulière et systématique les instruments de recherche après contrôle et normalisation
- Réalise l’import des bordereaux de versement validés dans le SI Archives
- Contribue à la résorption de l’arriéré des versements sans instrument de recherche en confectionnant les bordereaux de versement et les grilles de description et d’indexation manquants ou en améliorant ceux le nécessitant
Accompagnement de la mise en place des villages La Poste en territoire sur le plan documentaire
- Sensibilise et forme les services concernés aux règles et procédures d’archivage
- Prend en charge les versements
- Réalise des diagnostics documentaires sur site
- Conseille les services pour optimiser leur gestion documentaire en concertation avec les collègues de son département et des autres départements de la DIRAG
Elaboration des procédures et des outils de gestion documentaire
- Réalise des diagnostics documentaires (entretien avec les services producteurs, recensement des besoins et proposition de solutions documentaires)
- Participe à l’élaboration des procédures et des outils de gestion documentaire en relation avec le département « Gestion documentaire et archivage électronique »
- Organise les tests en sites pilotes en concertation avec ses collègues
- Organise avec ses collègues les actions de communication, de sensibilisation et de formation en direction des services producteurs
- Mène des missions d’observation sur site
A noter : déplacements en Île-de-France et sur l’ensemble du territoire national.
Relations de travail
- Tous les services de la DIRAG
- Les services producteurs et versants du groupe La Poste
Diplôme requis
DESS ou master 2 Archives
Savoir-faire
Maîtrise des logiciels bureautiques courants, en particulier Excel
Maîtrise des normes de description et d’indexation archivistiques
Maîtrise des concepts et de la pratique archivistiques
Utilisation courante souhaitée des logiciels SharePoint, Cindoc et Thot
Savoir être
Rigueur et précision dans le travail
Qualités relationnelles, esprit d’équipe
Réactivité et efficacité
Capacité d’adaptation
Personnes à contacter pour tous renseignements
Anne Burnel
Directrice des archives du Groupe
Tél. : 01 55 44 01 43
Céline Paranthoën
Département Déploiement de l’archivage et collecte
Tél. : 01 55 44 08 66 ou 06 67 65 34 56
Pour postuler :
muriel.didierjean@laposte.fr