La Poste

RECRUTE : un-e archiviste-records manager (CDD 18 mois)

mercredi 2 janvier 2019
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Niveau de fonc­tion : groupe A

Localisation du poste pro­posé  :
La Poste / Direction des archi­ves du Groupe
9 rue du Colonel Avia
75015 Paris

Durée : 18 mois
A partir du : à pour­voir immé­dia­te­ment

Raison d’être
Pour pal­lier l’absence d’un col­la­bo­ra­teur au sein du dépar­te­ment « Déploiement de l’archi­vage et col­lecte », la Direction des archi­ves du Groupe (DIRAG) recher­che un archi­viste-records mana­ger pour assu­rer la conti­nuité de son action de col­lecte et de déploie­ment de la poli­ti­que de ges­tion docu­men­taire auprès des ser­vi­ces pro­duc­teurs.
Rattaché.e à la res­pon­sa­ble du dépar­te­ment « Déploiement de l’archi­vage et col­lecte », il/elle déploie les pro­cé­du­res docu­men­tai­res auprès des ser­vi­ces pro­duc­teurs et assure la col­lecte des ver­se­ments et le trai­te­ment des arrié­rés. Il/elle assure des actions de sen­si­bi­li­sa­tion ou de for­ma­tion à l’archi­vage auprès des ser­vi­ces et veille à l’appli­ca­tion des bonnes pra­ti­ques de ges­tion docu­men­taire. Il/elle contri­bue également à l’élaboration des pro­cé­du­res et des outils de ges­tion docu­men­taire.

Activités prin­ci­pa­les
- Collecte des archi­ves inter­mé­diai­res et trai­te­ment des arrié­rés

  • Conseille les directions concernées pour la réalisation de leurs versements d’archives
  • Contrôle et normalise les instruments de recherche (bordereaux de versement et grilles de description et d’indexation)
  • Assure le suivi de son activité de collecte en alimentant le fichier de suivi des versements
  • Respecte les calendriers de versement en relançant si besoin les services versants
  • Réalise les contrôles qualité (adéquation entre le versement et sa description, description conforme et systématique)

- Alimentation du SI Archives (PAGODE)

  • Alimente le système de suivi de la collecte en y déposant de manière régulière et systématique les instruments de recherche après contrôle et normalisation
  • Réalise l’import des bordereaux de versement validés dans le SI Archives
  • Contribue à la résorption de l’arriéré des versements sans instrument de recherche en confectionnant les bordereaux de versement et les grilles de description et d’indexation manquants ou en améliorant ceux le nécessitant

- Accompagnement de la mise en place des vil­la­ges La Poste en ter­ri­toire sur le plan docu­men­taire

  • Sensibilise et forme les services concernés aux règles et procédures d’archivage
  • Prend en charge les versements
  • Réalise des diagnostics documentaires sur site
  • Conseille les services pour optimiser leur gestion documentaire en concertation avec les collègues de son département et des autres départements de la DIRAG

-  Elaboration des pro­cé­du­res et des outils de ges­tion docu­men­taire

  • Réalise des diagnostics documentaires (entretien avec les services producteurs, recensement des besoins et proposition de solutions documentaires)
  • Participe à l’élaboration des procédures et des outils de gestion documentaire en relation avec le département « Gestion documentaire et archivage électronique »
  • Organise les tests en sites pilotes en concertation avec ses collègues
  • Organise avec ses collègues les actions de communication, de sensibilisation et de formation en direction des services producteurs
  • Mène des missions d’observation sur site

A noter : dépla­ce­ments en Île-de-France et sur l’ensem­ble du ter­ri­toire natio­nal.

Relations de tra­vail

  • Tous les services de la DIRAG
  • Les services producteurs et versants du groupe La Poste

Diplôme requis
-  DESS ou master 2 Archives

Savoir-faire
-  Maîtrise des logi­ciels bureau­ti­ques cou­rants, en par­ti­cu­lier Excel
-  Maîtrise des normes de des­crip­tion et d’indexa­tion archi­vis­ti­ques
-  Maîtrise des concepts et de la pra­ti­que archi­vis­ti­ques
-  Utilisation cou­rante sou­hai­tée des logi­ciels SharePoint, Cindoc et Thot

Savoir être
-  Rigueur et pré­ci­sion dans le tra­vail
-  Qualités rela­tion­nel­les, esprit d’équipe
-  Réactivité et effi­ca­cité
-  Capacité d’adap­ta­tion

Personnes à contac­ter pour tous ren­sei­gne­ments
Anne Burnel
Directrice des archi­ves du Groupe
Tél. : 01 55 44 01 43
Céline Paranthoën
Département Déploiement de l’archi­vage et col­lecte
Tél. : 01 55 44 08 66 ou 06 67 65 34 56

Pour pos­tu­ler :
muriel.didier­jean@­la­poste.fr

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