La Poste

Niveau de fonc­tion : groupe A

Localisation du poste pro­posé  :
La Poste / Direction des archi­ves du Groupe
9 rue du Colonel Avia
75015 Paris

Durée : 18 mois
A partir du : à pour­voir immé­dia­te­ment

Raison d’être
Pour pal­lier l’absence d’un col­la­bo­ra­teur au sein du dépar­te­ment « Déploiement de l’archi­vage et col­lecte », la Direction des archi­ves du Groupe (DIRAG) recher­che un archi­viste-records mana­ger pour assu­rer la conti­nuité de son action de col­lecte et de déploie­ment de la poli­ti­que de ges­tion docu­men­taire auprès des ser­vi­ces pro­duc­teurs.
Rattaché.e à la res­pon­sa­ble du dépar­te­ment « Déploiement de l’archi­vage et col­lecte », il/elle déploie les pro­cé­du­res docu­men­tai­res auprès des ser­vi­ces pro­duc­teurs et assure la col­lecte des ver­se­ments et le trai­te­ment des arrié­rés. Il/elle assure des actions de sen­si­bi­li­sa­tion ou de for­ma­tion à l’archi­vage auprès des ser­vi­ces et veille à l’appli­ca­tion des bonnes pra­ti­ques de ges­tion docu­men­taire. Il/elle contri­bue également à l’élaboration des pro­cé­du­res et des outils de ges­tion docu­men­taire.

Activités prin­ci­pa­les
 Collecte des archi­ves inter­mé­diai­res et trai­te­ment des arrié­rés

• Conseille les directions concernées pour la réalisation de leurs versements d’archives
• Contrôle et normalise les instruments de recherche (bordereaux de versement et grilles de description et d’indexation)
• Assure le suivi de son activité de collecte en alimentant le fichier de suivi des versements
• Respecte les calendriers de versement en relançant si besoin les services versants
• Réalise les contrôles qualité (adéquation entre le versement et sa description, description conforme et systématique)

 Alimentation du SI Archives (PAGODE)

• Alimente le système de suivi de la collecte en y déposant de manière régulière et systématique les instruments de recherche après contrôle et normalisation
• Réalise l’import des bordereaux de versement validés dans le SI Archives
• Contribue à la résorption de l’arriéré des versements sans instrument de recherche en confectionnant les bordereaux de versement et les grilles de description et d’indexation manquants ou en améliorant ceux le nécessitant

 Accompagnement de la mise en place des vil­la­ges La Poste en ter­ri­toire sur le plan docu­men­taire

• Sensibilise et forme les services concernés aux règles et procédures d’archivage
• Prend en charge les versements
• Réalise des diagnostics documentaires sur site
• Conseille les services pour optimiser leur gestion documentaire en concertation avec les collègues de son département et des autres départements de la DIRAG

  Elaboration des pro­cé­du­res et des outils de ges­tion docu­men­taire

• Réalise des diagnostics documentaires (entretien avec les services producteurs, recensement des besoins et proposition de solutions documentaires)
• Participe à l’élaboration des procédures et des outils de gestion documentaire en relation avec le département « Gestion documentaire et archivage électronique »
• Organise les tests en sites pilotes en concertation avec ses collègues
• Organise avec ses collègues les actions de communication, de sensibilisation et de formation en direction des services producteurs
• Mène des missions d’observation sur site

A noter : dépla­ce­ments en Île-de-France et sur l’ensem­ble du ter­ri­toire natio­nal.

Relations de tra­vail

• Tous les services de la DIRAG
• Les services producteurs et versants du groupe La Poste

Diplôme requis
  DESS ou master 2 Archives

Savoir-faire
  Maîtrise des logi­ciels bureau­ti­ques cou­rants, en par­ti­cu­lier Excel
  Maîtrise des normes de des­crip­tion et d’indexa­tion archi­vis­ti­ques
  Maîtrise des concepts et de la pra­ti­que archi­vis­ti­ques
  Utilisation cou­rante sou­hai­tée des logi­ciels SharePoint, Cindoc et Thot

Savoir être
  Rigueur et pré­ci­sion dans le tra­vail
  Qualités rela­tion­nel­les, esprit d’équipe
  Réactivité et effi­ca­cité
  Capacité d’adap­ta­tion

Personnes à contac­ter pour tous ren­sei­gne­ments
Anne Burnel
Directrice des archi­ves du Groupe
Tél. : 01 55 44 01 43
Céline Paranthoën
Département Déploiement de l’archi­vage et col­lecte
Tél. : 01 55 44 08 66 ou 06 67 65 34 56

Pour pos­tu­ler :
muriel.didier­jean@­la­poste.fr