Archivistes français formation

Identification du poste : assis­tant·e de ges­tion
Liaisons hié­rar­chi­ques : délé­guée géné­rale, gérant de l’EURL et pré­si­dent de l’AAF
Liaisons fonc­tion­nel­les : per­ma­nents et mem­bres du bureau et du conseil d’admi­nis­tra­tion selon les pro­jets

Missions

1. Gestion admi­nis­tra­tive – 60% du temps
– Assurer l’accueil et la bonne tenue de la per­ma­nence vis-à-vis des visi­teurs, sta­giai­res, adhé­rents et clients
– Participer à la ges­tion admi­nis­tra­tive et comp­ta­ble de l’orga­nisme de for­ma­tion

2. Comptabilité – 40% du temps
– Assurer les opé­ra­tions comp­ta­bles cou­ran­tes en lien avec le cabi­net comp­ta­ble

Activités
Vous serez basé au 8, rue Jégo, 75013 Paris. Vos mis­sions pour­ront ponc­tuel­le­ment néces­si­ter des dépla­ce­ments pour assu­rer votre mis­sion de sup­port admi­nis­tra­tif (salons pro­fes­sion­nels, col­lo­que, etc.).

Accueil phy­si­que et télé­pho­ni­que, sou­tien aux acti­vi­tés
– Accueil et orien­ta­tion du public et des sta­giai­res
– Tenue du stan­dard télé­pho­ni­que et prise de mes­sage
– Traitement et orien­ta­tion des cour­riers électroniques
– Traitement du cour­rier
– Participation à la réa­li­sa­tion des bilans d’acti­vité

Gestion admi­nis­tra­tive et comp­ta­ble de l’orga­nisme de for­ma­tion
– Établissement et envoi des convo­ca­tions / convo­ca­tions
– Préparation des dos­siers
– Établissement et envoi des fac­tu­res

Comptabilité
– Saisie et fac­tu­ra­tion clients, dont envoi des ventes
– Saisie des jour­naux : banque, ventes, achats, opé­ra­tions diver­ses
– Rapprochement ban­caire
– Gestion de la rela­tion avec le cabi­net comp­ta­ble
– Suivi des cais­ses
– Relance des impayés
– Vérification des fac­tu­res four­nis­seurs
– Établissement et suivi des règle­ments

Gestion admi­nis­tra­tive de la per­ma­nence
– Commande et suivi des four­ni­tu­res de bureaux
– Suivi des stocks

Activités ponc­tuel­les en lien avec les autres per­ma­nents
– Envoi des cour­riers en nombre et des publi­ca­tions
– Présence et aide logis­ti­que lors des mani­fes­ta­tions de l’AAF sur toute la France

Compétences requi­ses

Savoirs :
– Maitrise de la langue fran­çaise
– Techniques de secré­ta­riat
– Maîtrise des outils bureau­ti­ques (trai­te­ment de texte, tableur, etc.) et connais­san­ces des outils Internet

Savoir-faire :
– Bonne com­mu­ni­ca­tion orale et écrite

Savoir-être :
– Qualités rela­tion­nel­les, esprit d’équipe
– Rigueur, orga­ni­sa­tion, métho­do­lo­gie
– Écoute et res­pect des adhé­rents, sta­giai­res, clients et four­nis­seurs
– Autonomie, sens de l’ini­tia­tive

Au-delà de ces com­pé­ten­ces, il est essen­tiel d’adhé­rer plei­ne­ment aux objec­tifs de l’AAF.

Conditions

Pass navigo à 75%
Tickets res­tau­rant, chè­ques vacan­ces, mutuelle d’entre­prise

Recrutement
CDI
Classification : niveau C tech­ni­cien qua­li­fié de la conven­tion col­lec­tive des orga­nis­mes de for­ma­tion
Niveau : être titu­laire d’un Bac +2 et avoir au moins 2 années d’expé­rience

Salaire : selon le profil

Envoyez avant le lundi 20 mai 9h votre CV et lettre de moti­va­tion à Alice GRIPPON, délé­guée géné­rale : [dele­ga­tion_gene­ra­le@ar­chi­vis­tes.org]