Archivistes français formation

RECRUTE : un·e assistant·e de gestion

Rejoignez une organisation dynamique !
Fondée en 1904, l’Association des archivistes français regroupe plus de 1900 adhérents, professionnels des archives du secteur public comme du secteur privé.
Consciente du défi que représente, dans le monde contemporain, la maîtrise de la production documentaire et de l’information qu’elle renferme, l’Association des archivistes français (AAF) se définit comme un organe permanent de réflexion, de formation et d’initiative au service des sources de la mémoire, celles d’hier comme celle de demain. Le travail de l’AAF décline son activité au travers du Conseil d’administration et de différentes sections, commissions et groupe de travail. Ses publications et formations sont gérées au sein de son EURL Archivistes français formation (AFF) à laquelle est rattaché ce poste.
AFF recherche un assistant administratif et comptable en support de ses différentes activités.

Permanence : Alice GRIPPON   jeudi 9 mai 2019
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Identification du poste : assis­tant·e de ges­tion
Liaisons hié­rar­chi­ques : délé­guée géné­rale, gérant de l’EURL et pré­si­dent de l’AAF
Liaisons fonc­tion­nel­les : per­ma­nents et mem­bres du bureau et du conseil d’admi­nis­tra­tion selon les pro­jets

Missions

1. Gestion admi­nis­tra­tive – 60% du temps
- Assurer l’accueil et la bonne tenue de la per­ma­nence vis-à-vis des visi­teurs, sta­giai­res, adhé­rents et clients
- Participer à la ges­tion admi­nis­tra­tive et comp­ta­ble de l’orga­nisme de for­ma­tion

2. Comptabilité – 40% du temps
- Assurer les opé­ra­tions comp­ta­bles cou­ran­tes en lien avec le cabi­net comp­ta­ble

Activités
Vous serez basé au 8, rue Jégo, 75013 Paris. Vos mis­sions pour­ront ponc­tuel­le­ment néces­si­ter des dépla­ce­ments pour assu­rer votre mis­sion de sup­port admi­nis­tra­tif (salons pro­fes­sion­nels, col­lo­que, etc.).

Accueil phy­si­que et télé­pho­ni­que, sou­tien aux acti­vi­tés
- Accueil et orien­ta­tion du public et des sta­giai­res
- Tenue du stan­dard télé­pho­ni­que et prise de mes­sage
- Traitement et orien­ta­tion des cour­riers électroniques
- Traitement du cour­rier
- Participation à la réa­li­sa­tion des bilans d’acti­vité

Gestion admi­nis­tra­tive et comp­ta­ble de l’orga­nisme de for­ma­tion
- Établissement et envoi des convo­ca­tions / convo­ca­tions
- Préparation des dos­siers
- Établissement et envoi des fac­tu­res

Comptabilité
- Saisie et fac­tu­ra­tion clients, dont envoi des ventes
- Saisie des jour­naux : banque, ventes, achats, opé­ra­tions diver­ses
- Rapprochement ban­caire
- Gestion de la rela­tion avec le cabi­net comp­ta­ble
- Suivi des cais­ses
- Relance des impayés
- Vérification des fac­tu­res four­nis­seurs
- Établissement et suivi des règle­ments

Gestion admi­nis­tra­tive de la per­ma­nence
- Commande et suivi des four­ni­tu­res de bureaux
- Suivi des stocks

Activités ponc­tuel­les en lien avec les autres per­ma­nents
- Envoi des cour­riers en nombre et des publi­ca­tions
- Présence et aide logis­ti­que lors des mani­fes­ta­tions de l’AAF sur toute la France

Compétences requi­ses

Savoirs :
- Maitrise de la langue fran­çaise
- Techniques de secré­ta­riat
- Maîtrise des outils bureau­ti­ques (trai­te­ment de texte, tableur, etc.) et connais­san­ces des outils Internet

Savoir-faire :
- Bonne com­mu­ni­ca­tion orale et écrite

Savoir-être :
- Qualités rela­tion­nel­les, esprit d’équipe
- Rigueur, orga­ni­sa­tion, métho­do­lo­gie
- Écoute et res­pect des adhé­rents, sta­giai­res, clients et four­nis­seurs
- Autonomie, sens de l’ini­tia­tive

Au-delà de ces com­pé­ten­ces, il est essen­tiel d’adhé­rer plei­ne­ment aux objec­tifs de l’AAF.

Conditions

Pass navigo à 75%
Tickets res­tau­rant, chè­ques vacan­ces, mutuelle d’entre­prise

Recrutement
CDI
Classification : niveau C tech­ni­cien qua­li­fié de la conven­tion col­lec­tive des orga­nis­mes de for­ma­tion
Niveau : être titu­laire d’un Bac +2 et avoir au moins 2 années d’expé­rience

Salaire : selon le profil

Envoyez avant le lundi 20 mai 9h votre CV et lettre de moti­va­tion à Alice GRIPPON, délé­guée géné­rale : [dele­ga­tion_gene­ra­le@ar­chi­vis­tes.org]

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