IMMO Mousquetaires

RECRUTE : Records Manager / Responsable du Service Archives (F/H)

mardi 29 juin 2021
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Contexte
Depuis 2009, IMMO Mousquetaires, fon­cière du Groupement des Mousquetaires, en charge du Développement et de la Gestion des Actifs déte­nus, accom­pa­gne la crois­sance du numéro 3 fran­çais de la grande dis­tri­bu­tion, qui regroupe près de 3100 adhé­rents, chefs d’entre­prise indé­pen­dants, implan­tés par­tout en France.
IMMO Mousquetaires gère ainsi plus de 3Mds€ d’actifs et accom­pa­gne les adhé­rents sur leurs dif­fé­rents pro­jets.
Dans un contexte de refonte de la ges­tion docu­men­taire de ses actifs (pro­cess et outils) IMMO Mousquetaires sou­haite créer un ser­vice Archives afin de :
-  Maîtriser la docu­men­ta­tion stra­té­gi­que à valeur pro­bante de ses actifs
-  Céder les actifs dans de bonnes condi­tions
-  Accompagner les col­la­bo­ra­teurs d’IMMO Mousquetaires dans la muta­tion des pra­ti­ques d’archi­vage

Missions
En charge d’une équipe de 2 per­son­nes, le res­pon­sa­ble aura pour mis­sions :
1. La mise en place et l’enca­dre­ment du ser­vice Archives
2. La pour­suite du plan stra­té­gi­que d’amé­lio­ra­tion de la GED (uti­lisé comme sys­tème d’archi­vage, comme coffre-fort des actifs)
3. La res­pon­sa­bi­lité de la ges­tion cou­rante des fonds docu­men­tai­res

Activités prin­ci­pa­les
1. Mise en place et enca­dre­ment du ser­vice Archives
Dans le contexte de créa­tion du ser­vice Archives, le res­pon­sa­ble aura pour pre­mière mis­sion de fina­li­ser le recru­te­ment de l’équipe, de l’animer, d’ins­crire le ser­vice dans l’orga­ni­sa­tion d’IMMO Mousquetaires et d’accom­pa­gner les équipes dans les prio­ri­tés stra­té­gi­ques.

2. Poursuite du plan stra­té­gi­que d’amé­lio­ra­tion de la GED
Le res­pon­sa­ble aura pour mis­sion d’accom­pa­gner les dif­fé­rents grou­pes de tra­vail dans le projet d’amé­lio­ra­tion de la ges­tion docu­men­tai­res d’IMMO Mousquetaires « GED IMMO ». Il s’impli­quera notam­ment sur :
-  Le suivi des amé­lio­ra­tions des outils
-  La mise en qua­lité de la GED
-  L’inté­gra­tion de nou­veaux fonds docu­men­tai­res

3. Gestion cou­rante des fonds docu­men­tai­res
Le res­pon­sa­ble aura pour mis­sion d’animer la ges­tion cou­rante des fonds docu­men­tai­res. A cet effet, il devra :
-  Décider, animer, et veiller à la confor­mité et au res­pect des pro­cé­du­res d’archi­vage.
-  Administrer l’outil de GED incluant la mise à jour des réfé­ren­tiels uti­li­sés par l’appli­ca­tion
-  Former et sen­si­bi­li­ser dans la durée les col­la­bo­ra­teurs aux pro­cé­du­res et à l’appli­ca­tion
-  Piloter des mis­sions de trai­te­ment de fonds d’archi­ves :

  • lors des acquisitions d’actifs et de sociétés
  • pour la collecte de documents manquants

-  Gérer le suivi des pres­ta­tai­res pour l’exter­na­li­sa­tion des archi­ves phy­si­ques
-  Effectuer des tests afin de contrô­ler la fia­bi­lité et la per­ti­nence des infor­ma­tions

Indicateurs de per­for­mance
-  la qua­lité du ser­vice rendu aux col­la­bo­ra­teurs d’Immo (délai)
-  le pilo­tage de son équipe
-  le res­pect du budget

Positionnement
Lien hié­rar­chi­que : Directrice du Patrimoine

Relations inter­nes / exter­nes
-  Internes :
Tous les ser­vi­ces
- Externes :

  • Prestataires
  • Administrations
  • Notaires
  • Avocats

Compétences requi­ses
- Formation supé­rieure en Archives ou Documentation
-  8 ans mini­mum d’expé­rience dans un poste simi­laire ou en tant que Consultant(e).
-  Au cours d’une expé­rience passée : a été impli­qué dans la mise en place d’une GED ou d’un sys­tème archi­vage électronique (SAE)
-  Maîtrise les enjeux liés à la signa­ture électronique.
-  Idéalement une expé­rience dans le sec­teur immo­bi­lier.

Aptitudes :
-  Flexible, à l’écoute
-  Rigueur, auto­no­mie, esprit col­lec­tif
-  Excellent sens rela­tion­nel
-  Force de pro­po­si­tion

Comment pos­tu­ler ?
Merci d’adres­ser votre can­di­da­ture (CV et lettre de moti­va­tion) à l’adresse sui­vante : fre­de­ric.vidy@­mous­que­tai­res.com avant le 31 juillet

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